Om klachten te registreren en hun afhandeling te monitoren, kun je gebruik maken van allerlei computerprogramma’s. Er zijn mooie, zeer uitgebreide systemen commercieel verkrijgbaar. Ook is er ons gratis programma Klachtenregistratie.
Wil je (op sommige plaatsen in je organisatie) niet digitaal werken? Dan kun je natuurlijk ook een papieren formulier gebruiken. Dit is een voorbeeld van een klachtenformulier waarop je alle noodzakelijk informatie over klachten kwijt kunt - eenvoudig, maar met alle informatie:
Klachtenformulier |
|
| Klacht ontvangen Door medewerker:Op datum: |
Betreft klant:
Naam indiener: |
Soort klacht: bejegening door medewerker verkeerd product geleverd beschadigd product te laat geleverd te veel geleverd te weinig geleverd onjuiste factuur overig, namelijk: |
Omschrijving |
| Afhandeling | |
| Behandelaar: | Deadline: |
| Oorzaak:
|
|
| Directe maatregel:
|
|
| Structurele maatregel:
|
|
| Afhandeling afgerond op datum: | |
NB: Dit formulier sluit in terminologie aan op Klachtenregistratie. Je kunt het (bovenste deel van het) formulier dus ook gebruiken om informatie over klachten op papier te verzamelen en de verdere afhandeling via het programma te doen.
Tip van Diederik
Wanneer je Klachtenregistratie downloadt, krijg je niet alleen het programma toegestuurd, maar ook een serie e-mails over het gebruik ervan. De tips in die e-mails zijn ook voor het formulier van toepassing!
| Heb je behoefte aan wat gerichte ideeën over het vastleggen en afhandelen van klachten? Neem dan contact met ons op. We helpen je met alle plezier met raad en/of daad verder op weg! |