Uitlijnen van doelen

Ondanks alle bedrijvigheid in hun organisatie hebben directies geregeld het idee dat hun organisatie niet vooruit komt, en dat verwachtingen niet worden waargemaakt. Vaak zijn er dan allerlei doelen en plannen in omloop. Waarvan sommige een uitvloeisel zijn van een jaarplan. Andere komen voort uit een directiebeoordeling. Sommige passen in de persoonlijke interesses van een manager. En weer andere pakken een meer of minder acuut probleem aan.

gebrek aan samenhang

Lang niet altijd vertonen al deze plannen en doelstellingen onderling een verband. En vaak ook is er een aantal doelstellingen die weinig of niets met het organisatiebeleid te maken hebben.

De belangrijkste oorzaken van een dergelijke situatie zijn:

1. de concrete plannen van de organisatie (jaardoelstellingen, visie, ...) zijn onvoldoende bekend buiten de directie, en/of
2. de directie is onvoldoende op de hoogte van zaken die in de organisatie spelen, en/of
3. problemen, oplossingen en planningscycli worden apart, en niet holistisch (dus bedrijfsbreed) gezien.

Deels is dit natuurlijk een communicatie-‘uitdaging'. Maar voor een veel belangrijk deel vraagt het om (bewustwording van het nut van) het uitlijnen van doelen.

doelen uitlijnen

Bijna elke organisatie heeft een missie en een visie, ofwel: "wat is onze reden van bestaan en wat brengen we om die reden op de markt" (waar staan we voor en waar gaan we voor). Overigens zet niet elke organisatie ze op papier. Daarnaast zijn er  beleidsrichtlijnen, doelstellingen voor de langere termijn, strategieën, enz.

Alles wat een organisatie op een willekeurige dag in het jaar doet, zou moeten passen in deze algemene, langetermijnrichtingen. Dat kan direct zijn (de producten of diensten leveren), maar ook indirect (zorgen voor een goede personeelsafdeling of een werkende ICT). Zo niet, dan levert de activiteit geen toegevoegde waarde voor de organisatie: kapitaalvernietiging.

Het uitlijnen van doelen helpt om te zorgen dat die kapitaalvernietiging voorkomen wordt. En zo lijn je doelen uit:

1. Herbevestig de missie en visie. Of stel ze bij.
2. Koppel doelen en strategieën voor de lange termijn aan concrete elementen van visie en missie. In de ideale situatie staat niet alleen elk langetermijndoel voor invulling van een onderdeel van visie en missie, maar is ook voor elk element van visie en missie tenminste één langetermijndoel benoemd.
3. Koppel langetermijndoelen aan kortetermijndoelen en -plannen. Elk doel voor de korte termijn moet passen in een doel voor de lange termijn (en dus in de visie en missie), maar er kunnen goede redenen zijn om niet voor elk langetermijndoel een specifieke invulling op korte termijn te definiëren.
4. Schrap alle doelstellingen en plannen (en de uitvoering ervan) die niet in deze trits passen.
5. Communiceer organisatiebreed wat de conclusies van bovenstaande acties zijn (zie ook Kenmerken van een leider).

Hiermee ontstaat voor alle medewerkers (inclusief leidinggevenden) duidelijkheid over de koers van de organisatie. Ook zal alles wat een organisatie op een willekeurige dag in het jaar doet, passen in de langetermijnkoers. Kortom, de effectiviteit van de organisatie neemt toe.