 |
|
 |
Hoezo veel papierwerk? |
Onder invloed van de ‘gidslanden’ Amerika en Engeland komen
diverse Angelsaksische cultuurelementen ons land binnen. Eén daarvan
is de neiging tot zogeheten ‘rule based’ bedrijfsvoering.
Hierbij gaat men er van uit dat door middel van procedurele maatregelen,
liefst zo gedetailleerd mogelijk opgeschreven, zekerheid over de kwaliteit
kan worden verkregen. Het bijprodukt is dat uitvoerenden zich niet
meer verantwoordelijk voelen voor hetgeen niet expliciet als verantwoordelijkheid
is gedefinieerd. Ook dreigt door deze bureaucratie iedere creativiteit
te worden gedood. Normen als ISO 9001 en
HKZ lijken aan deze vorm van bedrijfsvoering bij
te dragen; ze vragen namelijk om procedures
om
de processen te borgen.
Is dat ook zo?
Eerst iets over de
terminologie. Een procedure is een 'gespecificeerde wijze van het
uitvoeren van een activiteit of een proces' (ISO 9000). Of,
in normaal Nederlands: het nadenken over de werkzaamheden en het
bepalen hoe deze het beste uitgevoerd kunnen
worden. In deze definitie staat niets
over het beschrijven van werkwijzen. Dat komt pas bij het borgen
naar voren. Borgen wil zeggen: voorkómen dat er fouten gemaakt worden.
Maar dat kan op verschillende manieren:
Vormen
van borging
|
Organisatie
en medewerkers:
* Gerichte werving, selectie en opleiding
* Voorbeeldgedrag
* Mondelinge instructies en
inwerken
* Onderling overleg en werkoverleg
* Collegiale toetsing
* Beoordelingssysteem
Plannen en bewaken:
* Leveranciersbeoordeling
* Werkzaamheden plannen en bewaken
* Schriftelijke procedures
|
Werkomgeving
en inrichting werkplek:
* Zo efficiënt mogelijk inrichten van de werkplek
* Uitrusting, instrumenten, materieel
* Toegangsbeveiliging
* Onderhoudssysteem
* Automatisering
* Automatische foutmeldingen en invoerweigering
Visuele middelen:
* Tekeningen, posters, cartoons
* Kleurcodes, etiketten
* Waarschuwingssignalen, zoals zwaailichten
|
Dat laat dus volop ruimte voor een meer ‘principle based’ benadering.
Dit houdt in dat een algemene norm wordt gesteld en dat mensen
de verantwoordelijkheid én
het vertrouwen krijgen voor het vervullen van een taak om die
norm te behalen. Deze benadering past veel beter in onze Rijnlandse
cultuur (en is meteen
een goede voedingsbodem voor gepassioneerde medewerkers),
dan de eerder genoemde ‘rule
based’ benadering.
Overigens betekent ‘principle based’ niet dat schriftelijke
procedures per definitie geheel overbodig zijn. Schriftelijke procedures
zijn onder meer nuttig als meerdere afdelingen de afgesproken werkwijze
moeten volgen. Of als een activiteit niet zo vaak wordt uitgevoerd. Soms
ook wordt deze vorm van borging door de norm geëist door een norm
(namelijk als er 'vastgelegde procedure' staat).
'Schriftelijke procedures' wil trouwens nog niet zeggen dat
er dikke procedures moeten komen. Beschrijf alleen wat nodig
is om de werkzaamheden goed te laten gaan (zie ook risico-analyse),
niet wat medewerkers in
hun opleiding al hebben geleerd. En schrijf op een manier die
bij het bedrijf past. Een stroomschema bijvoorbeeld is ook
een schriftelijke procedure.
|
