Je bedrijf groeit. Wat vroeger als vanzelf goed ging, vraagt nu aandacht. Dus je bent op zoek naar goede ideeën, en in die zoektocht kwam je termen tegen als kwaliteitsmanagement en ISO 9001. Het spreekt je aan: jullie leveren immers producten en diensten van hoge kwaliteit. Je weet inmiddels ongeveer wat de norm ISO 9001 inhoudt. Maar de vragen die je nog niet goed voor jezelf kunt beantwoorden zijn: Wat zijn de voor- en nadelen van ISO 9001? Is het dus geschikt voor mijn MKB-bedrijf? En is mijn organisatie inderdaad toe aan ISO 9001?
Dit soort vragen hebben we de afgelopen 30 jaar tientallen keren beantwoord. Soms voor bedrijven die succesvol ISO 9001 gecertificeerd werden. Soms voor bedrijven die een andere weg kozen. Het zijn wezenlijke vragen, en het is belangrijk dat je ze oprecht stelt en beantwoordt. Met dit artikel helpen we je het antwoord op deze vragen te vinden.
Wat zijn voordelen van ISO 9001, wat heb je eraan?
ISO 9001 geeft handvatten voor het structureren van de processen in je organisatie. Dat gebeurt door een uitgebreide opsomming van aandachtspunten en hoe die met elkaar samenhangen. Omdat het een internationale norm is, kun je stellen dat de wijsheid uit de hele wereld erin zit. Zij schrijft nergens voor hoe je die aandachtspunten in de praktijk moet brengen. Je hebt dus zelf altijd een vrije keus in de manier waarop je er invulling aan geeft.
De focus op wat de aandachtspunten zijn, zorgt ook dat de norm voor elk soort organisatie te gebruiken is. Hoe klein of hoe groot ook. En in welke sector of markt ook. Een grote productie-bedrijf kan dus met ISO 9001 uit de voeten, maar ook een MKB-bedrijf dat adviseert, traint, coacht of ondersteunt.
ISO 9001 is gericht op het continu tevreden stellen van klanten. Zij beschrijft de voorwaarden waaraan de bedrijfsvoering moet voldoen om dat mogelijk te maken. Dat houdt in dat ze je vraagt om na te denken over wat klanten willen, hoe de processen van (productontwikkeling en) verkoop tot en met levering in jouw bedrijf verlopen, hoe je diverse randvoorwaarden organiseert, en hoe je als directie in de gaten houdt hoe alles loopt en zorgt dat er verbeterd wordt. De belangrijkste vragen die de norm stelt hebben we hier beschreven. Goed te weten: de randvoorwaarden komen summier aan de orde, en financiën en pre-sales blijven zelfs geheel buiten beeld.
Door deze opzet helpt ISO 9001 je over de goede onderwerpen na te denken, zonder je in een keurslijf van vastgestelde werkwijzen te dwingen.
Wat zijn de nadelen van ISO 9001, welke tekortkomingen heeft ze?
Het internationale van ISO 9001 heeft ook een nadeel: nieuwe inzichten en succesformules komen slechts met grote vertraging in de norm terecht. Zo is de aandacht voor de mens wel erg beperkt, en niet van de jaren 20 van deze eeuw, maar meer iets van de jaren 90 of 00. Zeker wanneer jouw bedrijf in de (kennisintensieve) dienstverlening actief is zal je dat opvallen – net als de grote aandacht voor goede meetapparatuur.
Verder komen een aantal belangrijke aandachtsgebieden van een organisatie niet aan de orde. We noemden ze al: financiën en pre-sales/ marketingcommunicatie.
Volgens ons zijn dat geen belemmeringen om de norm te gebruiken, maar het is wel belangrijk om je dit te realiseren.
Er is ook nog een praktisch nadeel aan de norm: het is, nu ja, een norm. Dus hij is in normtaal geschreven, en dat is bepaald niet toegankelijk taalgebruik... Wij helpen je de norm te begrijpen. En/of gebruik dit boek, dat je in klare taal door de norm leidt.
Wanneer is ISO 9001 wel geschikt voor jou?
Wanneer je dit soort vraagstukken of problemen hebt in jouw organisatie, kan ISO 9001 voor jou geschikt zijn:
- Het is voor jou niet (meer) duidelijk wie wat wanneer doet, je proces loopt niet (meer) als vanzelf.
- Medewerkers klagen dat ze niet weten wat er van hen verwacht wordt.
- Je hebt het idee dat jullie bij elke vraag of order het wiel aan het uitvinden zijn. Hoe klantvragen opgepakt worden is elke keer anders.
- Je vindt steeds vaker dat wat jullie leveren eigenlijk niet goed genoeg is. Of niet snel genoeg geleverd kan worden. Of niet met de juiste aandacht geleverd wordt.
- Jullie krijgen steeds vaker klachten of opmerkingen over de producten of diensten die jullie geleverd hebben.
- Er wordt inefficiënt gewerkt.
- Je hebt het idee dat er tijd en/of materialen worden verspild.
- Klanten bestellen minder, of lopen zelfs weg.
- Je hebt het idee dat je niet (meer) precies weet wat de problemen en issues zijn die bij je klanten spelen.
- Als directeur of leidinggevende raak je het overzicht kwijt over of alles goed gaat.
Wanneer is ISO 9001 niet geschikt?
ISO 9001 gaat over veel delen van je bedrijfsvoering, maar niet over alles. De norm is gericht op de voorwaarden om kwaliteit te kunnen leveren. Klanttevredenheid is het doel. Daarom is ISO 9001 niet geschikt wanneer je de volgende soorten vragen of problemen hebt in jouw bedrijf:
- Jullie reclame- en marketinginspanningen (bijvoorbeeld via social media) hebben te weinig effect of leveren te weinig nieuwe klanten op.
- Je maakt je zorgen over je liquiditeit of werkkapitaal.
- Leidinggevenden, teamleiders of projectleiders hebben onvoldoende kennis voor het goed aansturen van hun team.
- Het managementteam werkt niet goed samen. Ieder lijkt er bijvoorbeeld voor zichzelf te zitten of de sfeer is niet productief.
- Je kunt onvoldoende gekwalificeerde medewerkers vinden.
- Veranderingen in wet- of regelgeving beïnvloeden je markt of je producten en diensten.
⚠️ ISO 9001 invoeren betekent opnieuw goed nadenken over je bedrijf en je bedrijfsvoering. Het is dus nooit een snelle oplossing voor je probleem of vraagstuk. Door zijn opzet, vind je in de norm ook geen kant-en-klare tips om je organisatie of jullie producten en diensten te verbeteren.
Tip van Diederik
Veel bedrijven hebben moeite om goede nieuwe medewerkers te vinden. Denk het eens om, en kijk anders naar je vacatures en je mensen. Lees in dit artikel dat het best kan zijn dat je die vacatures gemakkelijk kunt vullen. Simpelweg doordat je huidige medewerkers meer in hun mars hebben dan je denkt!
Is ISO 9001 ook geschikt voor kleine bedrijven?
Het officiële antwoord is: ja. ISO 9001 is bedoeld om voor organisaties van elke grootte zinvol te zijn. Dus van eenmansbedrijf tot en met multinational. Wat ons betreft is er een belangrijke MAAR, of in elk geval nuancering. ISO 9001 gaat ervan uit dat er expliciete afspraken en werkwijzen nodig zijn. En eerlijk gezegd: als je alleen bent, of er werken nog geen 10 mensen in jouw bedrijf… dan heb je die structurering vaak niet nodig. Omdat jullie elkaar geregeld spreken en jij als ondernemer overal direct zicht op hebt, gaat het meeste gewoon als vanzelf goed. ISO 9001 zal dan gemakkelijk als keurslijf of bureaucratie worden ervaren.
Dus als jouw bedrijf echt in de maat ‘kleinbedrijf’ valt, kan ISO 9001 ongemakkelijk voelen en zijn. Hiermee geven we (helaas…) geen simpel niet-doenadvies, want de voordelen van de norm die we hierboven noemden gelden ook voor het kleinbedrijf!
ISO 9001 biedt groeiende MKB-bedrijven structuur
ISO 9001 is ook geschikt voor organisaties die hun processen beter willen structureren en hun klanttevredenheid willen verbeteren. Als je tegen organisatorische onduidelijkheid, kwaliteitsproblemen of inefficiëntie aanloopt, kan de norm precies bieden wat je nodig hebt om verder te groeien.
Je weet nu wat ISO 9001 wel en niet omvat. Het helpt je niet met marketing, leiderschapsproblemen of personeelskrapte, maar wél met duidelijke afspraken, klantgerichte processen en gestructureerde verbetering. Zeker bij groei of complexiteit biedt de norm houvast. Tegelijk is het goed om kritisch te kijken: past het bij de grootte en volwassenheid van jouw bedrijf?
Wil je concreet weten waar je moet beginnen als je ISO 9001 overweegt? Bekijk dan het overzicht ISO 9001 in 7 stappen. Dat geeft je een helder beeld van wat er komt kijken bij het invoeren van de norm, van oriëntatie tot certificaat. En met deze checklist ISO 9001 kun je zelf aan de slag om de norm in te voeren in jouw bedrijf.
Het invoeren van ISO 9001 is een strategische keuze. Als je weet waar je bedrijf staat en waar de norm je wél in ondersteunt, kun je bewuster bepalen of en hoe je ermee aan de slag wilt. En precies dat overzicht heb je nu.
Nu je dit weet, wil je waarschijnlijk ook weten wat een ISO 9001-certificering kost. Je leest dat in dit artikel.
| Wil je een second opinion over je afweging? Of wil je hulp bij het structureren van je bedrijf? Neem dan contact met ons op. In een goed gesprek verkennen we dan samen de mogelijkheden en beantwoorden we meteen je eerste vragen. |