Kwaliteit van vergaderen
In sommige organisaties wordt niet of nauwelijks vergaderd. In andere juist zeer frequent. In beide gevallen is het onderling overleg lang niet altijd effectief en efficiënt. Te weinig vergaderen leidt ertoe dat mensen andere wegen zoeken om informatie te delen. Te veel vergaderen leidt er, zoals iedereen weet, toe dat er te weinig gewerkt kan worden. Vergaderen wordt vaak gezien als een noodzakelijk, liefst te vermijden, kwaad. Goed opgezet periodiek overleg stroomlijnt echter de onderlinge samenwerking, voedt de passie van medewerkers en is een belangrijke bron van nieuwe ideeën.
Om de kwaliteit van vergaderen op te voeren, is aandacht nodig enerzijds voor de vergaderstructuur en anderzijds voor de vergaderprocedure.
Structuur:
- Zorg voor een overzicht van de vergaderingen, waaruit duidelijk wordt:
- of alle overleg plaatsvindt dat nodig is voor een goede loop van de processen,
- wie bij welke vergadering aanwezig moet zijn,
- dat degenen die beslissingen mogen/moeten nemen bij de vergadering betrokken zijn,
- wat het doel is van de vergadering.
- Maak algemene afspraken over distributie en archivering van agenda's en notulen.
- Train mensen in vergadertechnieken.
Procedure:
- Geef in de agenda duidelijk het doel van een agendapunt en de daaraan te besteden tijd aan.
- Zorg dat stukken (en wijzigingen) op tijd worden aangeleverd.
- Zorg voor een duidelijke verdeling van taken in de vergadering.
- Volg de agenda, inclusief tijd en doel per agendapunt.
- Laat laatkomers of mensen die niet zijn voorbereid de vergadering niet ophouden.
- Notuleer op een manier die bij de vergadering past; soms is een besluiten- en actielijst voldoende.
- Zorg voor goed beheer van de notulen (wie krijgt deze, waar zijn ze terug te vinden).
- Voer actiepunten echt uit.
- Maak bij grotere of formelere vergaderingen gebruik van vergaderprocedures zoals Robert's Rules of Order.
Voor iedere organisatie zal de concrete uitwerking van bovenstaande punten anders zijn. Belangrijk is om bewust bezig te zijn om vergaderingen af te stemmen op de eigen behoefte en noodzaak. En het midden te vinden tussen te weinig en te veel vergaderen.
