In dit artikel gaan wij in op de integratie van een milieuzorgsysteem met een bestaand kwaliteitszorgsysteem. Daarbij gebruiken wij de geldende normen als referentie. (ISO 9001 voor kwaliteitsmanagementsystemen en ISO 14001 voor milieuzorgsystemen)
Overeenkomsten en aandachtspunten
Een milieuzorgsysteem vertoont grote gelijkenis met een kwaliteitszorgsysteem. Het volgen van de Deming-cirkel is bij beide normen het uitgangspunt.
Dit houdt in:
- Plan: Werkzaamheden moeten gepland worden. Maak afspraken over wat de organisatie beoogt, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe het werk uitgevoerd wordt. Het bepalen van opleidingen die medewerkers nodig hebben en welke machines, computers en software er nodig zijn horen hier eveneens bij.
- Do: Voer de werkzaamheden uit zoals afgesproken.
- Check: Ga na of de uitvoering van de werkzaamheden (Do) inderdaad gebeurt zoals afgesproken (Plan). Vraag het de medewerker, die weet vaak of het werk goed loopt of beter kan. Vraag het de klant, de leverancier en buurtbewoners. En kijk naar de processen zelf.
- Act: Doe wat met de resultaten van 'Check'. Als de uitvoering niet overeenkomt met de gemaakte afspraken (of als dit dreigt), doe er dan wat aan. Voorkom dat hetzelfde nog een keer gebeurt, leer ervan. Laat leidinggevenden het goede voorbeeld geven en het belang benadrukken van het volgen van de afspraken. Of stel de afspraken zelf bij, wellicht waren ze te optimistisch of zijn ze niet meer van deze tijd. (En we zijn weer terug bij Plan.)
De cirkel dient door alle processen heen doorlopen te worden en zowel de beheersaspecten als de uitvoeringsaspecten te bevatten. Dit dient zodanig te gebeuren dat er continu wordt verbeterd.
De normen maken een (veelal overigens niet expliciet benoemd) onderscheid tussen ‘beheersaspecten' en ‘uitvoeringsaspecten'. Beheersaspecten zijn zaken als vaststellen van beleid en doelstellingen, documentbeheer, audits en corrigerende maatregelen; uitvoeringsaspecten zijn zaken als procesbeheersing, productkeuring en offertebeoordeling.
De beheersaspecten zijn bij beide normen hetzelfde. De uitvoeringsaspecten komen grotendeels overeen. Het enige verschil dat er eigenlijk is, is het aandachtsgebied.
- Bij een milieuzorgsysteem wordt expliciet rekening gehouden met de milieu-aspecten van het bedrijf. Het bedrijf dient na te gaan in welke processen er milieu-aspecten zijn en welke hiervan belangrijke effecten hebben op het milieu. Hiervoor dient dan een plan van aanpak met de te nemen maatregelen te worden opgesteld. Deze maatregelen moeten worden uitgevoerd, de voortgang ervan bewaakt en het effect geëvalueerd.
- Bij een kwaliteitszorgsysteem wordt er expliciet rekening gehouden met de eisen en tevredenheid van de klant, en hoe er zo efficiënt en effectief mogelijk gewerkt wordt.