Wat houdt een medewerkersmonitor in?
Een medewerkersmonitor is een regelmatige, frequente tevredenheidsmeting onder de medewerkers van een bedrijf. In ons informatieblad 'Wat is (het belang van) een tevredenheidsmeting?' wordt onder meer uitgelegd wat het nut is van een frequente meting.
Bij het opzetten van een medewerkersmonitor zal de organisatie een aantal keuzes moeten maken over de vorm en de inhoud ervan. Het gaat dan onder andere om:
- De continu-heid: op welke manier wordt invulling gegeven aan de doelstelling ‘zo continu mogelijk meten’. Bij de start van de monitoring wordt vaak gekozen voor het uitvoeren van een nulmeting onder álle medewerkers. De herhalingsfrequentie is sterk afhankelijk van het aantal medewerkers, aangezien het aantal ondervraagden een dusdanige omvang moet hebben dat de rapportage anoniem kan blijven.
- De vraagwijze: mondeling of schriftelijk. Beide vormen hebben voor- en nadelen. Daarbij is het meest opvallend dat een mondelinge monitor veel meer informatie oplevert, maar ook veel bewerkelijker is.
- Anonimiteit. Een medewerkersmonitor kan niet-anoniem uitgevoerd worden. Dit stelt extra zware eisen aan de betrouwbaarheid van zowel de verwerking als de verwerker. Niet-anonimiteit heeft grote voordelen bij het rappelleren. Daarnaast hoeven medewerkers geen gegevens over zichzelf in te vullen, aangezien deze rechtstreeks door de personeelsfunctionaris aan de verwerker kunnen worden verstrekt.
De vragen van een medewerkersmonitor belichten over het algemeen drie invalshoeken:
- beoordeling van het werk, de ondersteuning, het beleid, enz.
- emotioneel: hoe voelt de medewerker zich in de organisatie, het werk, enz.
- betrokkenheid en motivatie: wat maakt dat iemand zich voor 100% voor de organisatie wil inzetten
Daarnaast houden de vragen vaak rekening met de verschillende rollen die een medewerker in een organisatie kan hebben:
- werknemer: de aangeboden baan met arbeidsvoorwaarden staan centraal
- ondergeschikte: vervulling van de taken en bijdrage aan kwaliteit
- leidinggevende: bevoegdheden, informatievoorziening door de directie
- collega / interne klant: samenwerking, communicatie (binnen én tussen afdelingen)
Voordat begonnen wordt met de eerste monitor moet niet vergeten worden om de vragenlijst te toetsen. Heel belangrijk is om de verwerking en rapportage zorgvuldig te regelen, en om dit zorgvuldig met de medewerkers(vertegenwoordiging) af te stemmen. Tijd en moeite die hier geïnvesteerd wordt, verdienen zich in veelvoud terug in respons en kwaliteit van de reacties.
Wat betreft de tijdsplanning moet bij een schriftelijke vragenlijst tenminste rekening worden gehouden met de volgende doorlooptijden:
- opstellen en toetsen vragenlijst, afstemming met medewerkers(vertegenwoordiging): 6 weken
- versturen, na twee weken rappelleren en wachten op terugontvangst vragenlijsten: 4 weken
- analyseren en rapporteren van de gegevens: 4 weken
Het allerbelangrijkste is natuurlijk dat wat er ná de rapportage komt: het formuleren én doorvoeren van verbeteringen! Daarmee wordt de mening van de medewerkers daadwerkelijk het startpunt van alle (kwaliteitszorg)activiteiten van de organisatie. De volgende monitors zullen dan uitwijzen of de organisatie inderdaad goed op weg en op de goede weg is.
