"Communicatie is: zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten" (anoniem)

	Praten we nog wel met elkaar?

Interne communicatie - of nog meer het gebrek daaraan - staat de laatste jaren volop in de belangstelling. Hieronder de top 10 van de meest gemaakte fouten met interne communicatie.

1. Eén keer zeggen is voldoende.
Velen menen dat als iets een keer gezegd of geschreven is, iedereen dan op de hoogte is. Een aantal mensen heeft het echter niet gelezen of was niet bij de bijeenkomst. Er wordt een klein deel van de boodschap onthouden. Door herhaling wordt meer en éénduidiger onthouden.

2. Eenzijdige communicatie.
Veel organisaties communiceren vrijwel alleen top down: de directie wil haar boodschap kwijt. De verbetervoorstellen en ideeën van de vloer komen niet naar boven door (bottom up-communicatie). Met tweezijdige communicatie worden betere resultaten geboekt. Mensen voelen zich betrokken en gemotiveerd.

3. Ongestructureerd communiceren.
Veelal vindt communicatie plaats op adhoc basis, waardoor groepen medewerkers worden vergeten.

4. Vooral schriftelijk communiceren.
Vaak wordt onder tijdsdruk en vooral schriftelijk gecommuniceerd. Daardoor wordt te weinig aandacht besteed aan de boodschap en de vertaling van deze boodschap voor de specifieke doelgroepen.

5. Te vroeg communiceren.
Een boodschap die te vroeg is gecommuniceerd is alweer vergeten tegen de tijd dat de inhoud actueel wordt.

6. Vooral zelf zenden.
Veel directies en leidinggevenden denken dat zij vooral zelf moeten "zenden". Het is echter sterker om, voor het overbrengen van een boodschap, juist anderen eens te laten "zenden".

7. Onvoldoende communiceren.
Bij onvoldoende communicatie ontstaat bij medewerkers het idee dat er waarschijnlijk niets (goeds) meer gebeurt. Niet communiceren leidt dus tot wantrouwen. Hoe meer er verandert in de organisatie en hoe korter de termijn hiervoor is, des te intensiever de communicatie moet zijn.

8. Niet aangepaste inhoud.
Er moet worden nagedacht over de manier waarop met diverse doelgroepen moet worden gecommuniceerd. Eenzelfde boodschap moet naar de Raad van Bestuur heel anders worden verwoord dan naar de werkvloer.

9. Top down cultuur.
Veel organisaties communiceren over verbeterprojecten top down (past in bestaande cultuur). Daarmee wordt de eenzijdige communicatie bevestigd. Juist bij verbeterprojecten is het aardig de communicatie zelf te veranderen, dus tweezijdig te communiceren. (bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg).

10. Niet werkend werkoverleg.
Werkoverleg is een sterk middel voor de communicatie. Dit komt omdat het tweezijdige communicatie is, de spreekdrempel voor de deelnemers is laag. Daarom is het jammer dat bij veel organisaties het werkoverleg niet goed werkt.

Naar Kwaliteit in Bedrijf, mei 2001