Formulier
met
aankruisvakjes |
Een
formulier met opsomming van verschillende soorten afwijkingen.
Per voorkomende afwijking wordt de juiste soort afwijking
en oorzaak aangekruist. Naast deze informatie kunnen er
op het formulier gegevens ingevuld worden die nodig zijn
om de afwijking goed op te kunnen lossen. |
Klachtenformulier |
Lijst
per project |
Het
primaire doel van dit voorbeeld is het "verzamelen van gegevens
ten behoeve van analyse (om herhaling te voorkomen)" |
Lijst |
| Vinklijstje |
Een
lijst met aan de linkerkant de soorten afwijkingen: daarachter
wordt het aantal geturfd. Een nog niet genoemde afwijking
kan handmatig onderaan de lijst worden toegevoegd. Zo’n
lijst is ook handig om de soorten afwijkingen te inventariseren.
Hierbij wordt tijdens een brainstormsessie met medewekers
van verschillende afdelingen een eerste lijstje opgesteld.
|
|
| Keuringsplan |
Vooral
ISO-gecertificeerde bedrijven in de industrie en bouw maken
per project een keuringsplan. Dit keuringsplan kan tevens
ruimte bieden voor een beknopte opsomming van de afwijkingen.
|
Keuringsplan |
| Notulen |
Bij
kleine organisaties worden voorgekomen afwijkingen veelal
besproken in het werkoverleg. Door dit dan meteen op te
nemen in de notulen zijn de verschillende afwijkingen later
eenvoudig terug te vinden. Tevens kan de voortgang van de
afhandeling van de afwijking op deze manier bewaakt worden.
De afwijkingen kunnen onder een apart kopje genoteerd worden
of in een actielijst behorend bij de notulen. |
|
| Rapportje |
Indien
een organisatie nog geen (goed) idee heeft over welke soorten
afwijkingen en oorzaken er zijn. Per afwijking wordt een
rapportje (maximaal één A4) geschreven. Dit rapport heeft
een vaste indeling. Bijvoorbeeld bovenaan gegevens om de
afwijking op te kunnen lossen (welk artikel uit welke serie
betreft het) en betrokkenen te informeren (naam, tel.nrs.).
Daarna volgt een omschrijving van de afwijking, een omschrijving
van de oorzaak en de te nemen/genomen maatregelen. Eventueel
wordt het rapportje aangevuld met de conclusie of de maatregel
daadwerkelijk geholpen heeft en datums (en uren) om te zien
hoeveel tijd (en kosten) er gemoeid is met de afhandeling.
|
|
| Computer |
Electronische
versie van bovengenoemde voorbeelden. Verwerking van gegevens
en analyse wordt hiermee vergemakkelijkt.
Of een specifiek klachtenregistratieprogramma. |
Klachtenregistratie |
