In het artikel Beheersing van afwijkingen constateerden wij onder andere dat afwijkingen genoteerd dienen te worden. Oké ..., maar dit noteren hoeft niet, zoals velen denken, een heel verhaal te worden. Een paar voorbeelden van hoe het zou kunnen:
| Formulier met aankruisvakjes |
Een formulier met opsomming van verschillende soorten afwijkingen. Per voorkomende afwijking wordt de juiste soort afwijking en oorzaak aangekruist. Naast deze informatie kunnen er op het formulier gegevens ingevuld worden die nodig zijn om de afwijking goed op te kunnen lossen. Klik hier voor een voorbeeld. |
| Lijst per project |
Het primaire doel van dit voorbeeld is het "verzamelen van gegevens ten behoeve van analyse (om herhaling te voorkomen)". Klik hier voor een voorbeeld. |
| Vinklijstje | Een lijst met aan de linkerkant de soorten afwijkingen: daarachter wordt het aantal geturfd. Een nog niet genoemde afwijking kan handmatig onderaan de lijst worden toegevoegd. Zo’n lijst is ook handig om de soorten afwijkingen te inventariseren. Hierbij wordt tijdens een brainstormsessie met medewekers van verschillende afdelingen een eerste lijstje opgesteld. |
| Keuringsplan | Vooral ISO-gecertificeerde bedrijven in de industrie en bouw maken per project een keuringsplan. Dit keuringsplan kan tevens ruimte bieden voor een beknopte opsomming van de afwijkingen. Klik hier voor een voorbeeld. |
| Notulen | Bij kleine organisaties worden voorgekomen afwijkingen veelal besproken in het werkoverleg. Door dit dan meteen op te nemen in de notulen zijn de verschillende afwijkingen later eenvoudig terug te vinden. Tevens kan de voortgang van de afhandeling van de afwijking op deze manier bewaakt worden. De afwijkingen kunnen onder een apart kopje genoteerd worden of in een actielijst behorend bij de notulen. |
| Rapportje | Indien een organisatie nog geen (goed) idee heeft over welke soorten afwijkingen en oorzaken er zijn. Per afwijking wordt een rapportje (maximaal één A4) geschreven. Dit rapport heeft een vaste indeling. Bijvoorbeeld bovenaan gegevens om de afwijking op te kunnen lossen (welk artikel uit welke serie betreft het) en betrokkenen te informeren (naam, tel.nrs.). Daarna volgt een omschrijving van de afwijking, een omschrijving van de oorzaak en de te nemen/genomen maatregelen. Eventueel wordt het rapportje aangevuld met de conclusie of de maatregel daadwerkelijk geholpen heeft en datums (en uren) om te zien hoeveel tijd (en kosten) er gemoeid is met de afhandeling. |
| Computer | Electronische versie van bovengenoemde voorbeelden. Verwerking van gegevens en analyse wordt hiermee vergemakkelijkt. Of een specifiek klachtenregistratieprogramma, bijvoorbeeld het onze. |